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HG Ingeniería y Construcciones S.A.S. BIC reconoce la importancia de la seguridad, la privacidad y la confidencialidad de la información personal. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y de las disposiciones constitucionales sobre Habeas Data, adopta la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, dirigida a todos los titulares de datos recolectados por la empresa y obligatoria para sus empleados, así como para los empleados de contratistas y subcontratistas en lo que resulte aplicable.
Esta política establece los parámetros internos que regulan la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales, con el fin de garantizar los derechos a la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autodeterminación informativa de los titulares.
Esta política aplica a todos los procesos organizacionales de la empresa, a sus empleados en todos los niveles, a los socios comerciales y a los proveedores de servicios con los que colabore o establezca relaciones comerciales. También aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales objeto de tratamiento por parte de la empresa.
Para efectos de esta política, se adoptan las definiciones previstas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, entre ellas:
El tratamiento de datos personales se realizará de conformidad con los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, necesidad, proporcionalidad y temporalidad.
Los datos personales recolectados por la empresa serán tratados únicamente para las finalidades autorizadas y necesarias para el desarrollo de su objeto social, el cumplimiento de obligaciones legales y la gestión de la relación con titulares, clientes, contratistas, proveedores, visitantes, socios, copartícipes y demás grupos de interés.
Entre otras, las finalidades comprenden:
Cuando se trate de datos sensibles, el tratamiento se realizará con observancia estricta de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y las demás normas aplicables.
El tratamiento de datos personales requiere autorización previa, expresa e informada del titular, la cual podrá obtenerse por medios escritos, verbales o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de manera razonable que el titular consintió el tratamiento. El silencio no se entenderá como autorización.
La empresa conservará prueba de la autorización otorgada por el titular. No obstante, no será necesaria la autorización en los casos previstos por la ley, entre ellos cuando se trate de información pública, requerimientos legales o judiciales, situaciones de urgencia médica o sanitaria, o datos de naturaleza histórica, estadística o científica, entre otros eventos legalmente exceptuados.
La empresa, cuando actúe como responsable y/o encargada del tratamiento, cumplirá con los deberes legales aplicables, entre ellos:
Podrán ejercer los derechos sobre los datos personales el titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado debidamente acreditado, o quien esté facultado por estipulación a favor de otro. En el caso de menores de edad, el ejercicio de los derechos corresponderá a las personas autorizadas por la ley.
Los titulares podrán:
Los titulares o sus causahabientes pueden consultar, actualizar o reclamar respecto de la información personal que repose en las bases de datos de la empresa.
Para consultas, rectificaciones y actualizaciones, el canal dispuesto es el correo electrónico info@hgingenieria.com.co. Las solicitudes serán atendidas en un término no superior a cinco (5) días hábiles.
Para reclamaciones, el titular deberá indicar como mínimo su número de documento de identificación, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, una dirección de respuesta y los soportes que considere necesarios. Si el reclamo está incompleto, se solicitará la subsanación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción y el titular contará con un plazo de dos (2) meses para completarlo; vencido dicho término, se entenderá desistido.
HG Ingeniería y Construcciones S.A.S. BIC garantiza la aplicación de esta política en los procesos que impliquen recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión o supresión de datos personales. Para ello, ha definido responsables internos de acuerdo con las bases de datos y los grupos de titulares identificados.
| Base de datos | Responsable | Encargados |
|---|---|---|
| Socios y copartícipes | Subgerencia | Dirección comercial, Dirección de asuntos legales y corporativos, y coordinación de contabilidad |
| Clientes | Dirección administrativa y financiera | Dirección comercial y coordinación de contabilidad |
| Proveedores | Dirección administrativa y financiera | Coordinación de compras y coordinación de contabilidad |
| Empleados | Dirección administrativa y financiera | Coordinación de gestión humana y coordinación de contabilidad |
| Personal contratistas | Subgerencia | Coordinación SIG, Coordinación de compras y coordinación de contabilidad |
| Visitantes | Dirección administrativa y financiera | Personal de recepción (Coordinación de gestión humana) |
| Comunidades | Coordinación social | Cada trabajador del área social según el proyecto |
El Sistema Integrado de Gestión, mediante su coordinador y/o demás integrantes, realiza el control respectivo para verificar el correcto tratamiento y cumplimiento de las solicitudes interpuestas por los titulares, y emite las recomendaciones necesarias mediante informe de seguimiento.
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales entra en vigor a partir del treinta (30) de octubre de 2025 y sustituye en su totalidad la versión anterior PO-GA-001 V.0 de fecha 01 de mayo de 2024.
La política será revisada de manera periódica cada dos (2) años o antes de dicho término cuando se presenten cambios normativos, regulatorios, tecnológicos o estructurales que requieran su ajuste o actualización. Cualquier modificación será comunicada a los titulares por los canales institucionales de la empresa y estará disponible para su consulta en los medios oficiales de HG Ingeniería y Construcciones S.A.S. BIC.
Procedimientos, protocolos, instructivos y formatos relacionados con este documento.
| Código | Nombre del documento de referencia |
|---|---|
| FR-GL-042 | AUTORIZACION PARA EL USO DE IMAGEN Y DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES |
| FR-GL-041 | AUTORIZACION USO IMAGENES Y DATOS PERSONALES |